21.5.2018

Behandling af data i Lykkegaard Sportsrideklub,

25. maj 2018 træder der en ny databeskyttelseslovgivning i kraft. Som forening medfører det, at vi skal have et sagligt formål med at behandle personoplysninger og begrænse behandlingen til det, der er nødvendigt i forhold til det saglige formål.

Som idrætsforening er det nødvendigt at have et medlemsregister med de almindelige personoplysninger som navn, adresse telefonnummer, fødselsdag og år samt e-mail. Denne type oplysninger kan vi uden videre behandle på grundlag af interessevejledningsreglen.

Som udgangspunkt skal foreninger ikke have samtykke for at behandle de nødvendige oplysninger om medlemmer, ledere og trænere

A. Oplysninger om medlemmer

1. De oplysninger, der behandles er følgende:

Navn, adresse, tlf. nr., mail samt fødselsdag og år.

2. Navn, adresse, tlf. nr og mail anvendes i regnskabssystemet. Disse oplysninger ligger på en PCér med firewall og virusprogram. Mellem udbyder af regnskabssystemet ( Economic) og klubben foreligger der en databehandleraftale.

3. Vores medlemsregister, som indeholder navn, adresse, tlf. nr. mail samt fødselsdag og år ligger på en ikke netopkoblet PC´er. Oplysningerne anvendes kun i forbindelse med indberetning af medlemstal til DRF. DRF skal oplyses om,hvor mange medlemmer vi har i nogle inddelte aldersgrupper. Desuden anvendes fødselsåret ved opkrævning af kontingent ( over/under18 år )

4. I forbindelse med udmeldelse af klubben bliver oplysningerne slettet ved efterfølgende kontingentopkrævning ( 1.1. ). Dog vil fakturaer opbevares 5 år efter udmeldelsen i henhold til skattelovgivningern

5. Personoplysninger håndteres af klubbens kasserer

6. Vi videregiver ikke medlemsoplysninger til andre interessegrupper

7. Almindelige situationsbilleder, hvor klubbens medlemmer kan genkendes kan lægges på hjemmesiden. Krænkende billeder må ikke offentliggøres på klubbens hjemmeside. Dette kan f. eks være billeder fra en klubfest

8. Medlemmerne kan til en hver tid bede om, at få de oplysninger klubben ligger inde med om dem, så de kan tjekke om der ligger forkerte informationer

B. Oplysninger om bestyrelsens medlemmer

1. De oplysninger, der ligger om bestyrelsens medlemmer er de samme som om medlemmerne

2. Oplysningerne er opbevaret på samme måde, som medlemmernes. Fødselsdage dog undtaget

3. Oplysninger anvendes ved indberetning til DRF bestyrelsesmedlemmer, som skal have oplyst navn
og adresse på klubbens bestyrelsesmedlemmer

4. Oplysningerne slettes ved udtrædelse af bestyrelsen

5. Bestyrelsens medlemmer kan til en hver tid bede om, at få de oplysninger klubben ligger inde med om dem, så de kan tjekke om der ligger forkerte informationer

C. Oplysninger om træner

1. Navn, adresse, tlf nr. mail samt CPR nr

2. Yderlig er CPR nr videregivet til Skat. ( anvendes ved lønafregning) samt politi i forbindelse med indhentning af lovpligtig børneattest. Børneattesterne opbevares ikke fysisk, men indhentes hv. 2. år samt ved ansættelse.

3. Oplysninger opbevares fysisk på en ansættelseskontrakt samt i et lønsystem. Mellem udbyder af lønsystemet ( Proløn) og klubben foreligger der en databehandleraftale. Den fysiske ansættelseskontrakt er opbevaret bag 2 låse

4. Ansættelsenkontrakten slettesmakuleres i forbindelse med ophør af ansættelse og ansætte. Lønforhold gemmes i lønsystemet i 5 år i henhold til bogføringsloven

5. Træneren ( trænerne) kan til en hver tid bede om, at få de oplysninger klubben ligger inde med om dem, så de kan tjekke om der ligger forkerte informationer

D. Brud på sikkerheden

Skulle klubben mod forventning blive hacket eller på anden måde opleve brud på datasikkerheden vil det blive anmeldt til datatilsynet senest 72 timer efter bruddet på datasikkerheden er opdaget. Dette gøres af klubbens kasserer